Gerir os fluxos de aprovação de despesas é um dos principais desafios das organizações. Com a quantidade crescente de faturas e comprovativos de despesas que precisam de ser processados todos os meses, muitas organizações enfrentam dificuldades em manter o controlo sobre esses gastos, o que pode levar a atrasos, erros e até mesmo fraudes.
Um dos principais problemas na gestão dos fluxos de aprovação de despesas é a falta de um processo claro e eficiente para aprovação de faturas. Muitas vezes, os processos são manuais e baseados em papel, o que pode ser demorado e propenso a erros. Além disso, pode ser difícil garantir que todas as faturas sejam enviadas para as pessoas certas, na ordem correta e dentro do prazo.
Outro problema comum é a falta de visibilidade sobre o processo de aprovação de despesas. Muitas empresas têm dificuldade em acompanhar o fluxo de aprovação de faturas em tempo real, o que torna mais difícil identificar bottlenecks e atrasos no processo. Isso pode levar a atrasos no pagamento a fornecedores, multas por pagamento em atraso e atraso no registo contabilístico dos documentos.
Felizmente, existem soluções para ajudar as organizações a superar esses desafios na gestão dos fluxos de aprovação de despesas. A digitalização do processo de aprovação de faturas é uma opção eficiente para agilizar e tornar mais transparente o processo de aprovação de faturas. A automação de tarefas repetitivas e a criação de fluxos de trabalho personalizados também podem ajudar a aumentar a eficiência e a reduzir erros.
Estamos disponíveis para rever os processos de aprovação de faturas das organizações e identificar soluções que vão de encontro à digitalização dos processos com integração de plataformas ERP, explorando a rapidez de implementação das aplicações low code e RPA (Robotic Process Automation), permitindo desta forma discutir em maior detalhe as soluções disponíveis para gerir fluxos de aprovação de despesas e a forma como as organizações poderão adotá-las para melhorar a eficiência e a transparência na gestão de despesas.
Quais os principais desafios dos Fluxos de Aprovação de Despesas?
O desafio dos fluxos de aprovação de despesas duma organização envolve a definição e a gestão de um processo claro e eficiente para aprovar despesas, garantindo que todas as transações financeiras estejam alinhadas com as políticas e objetivos da organização.
Algumas das principais questões que as empresas enfrentam ao gerir os fluxos de aprovação de despesas incluem:
Complexidade: À medida que as empresas crescem e se expandem, o número de funcionários e departamentos aumenta, tornando mais difícil gerir e controlar as despesas.
Controle: Manter o controle sobre quem está a realizar a despesa e em quê, é fundamental para garantir a conformidade com as políticas da empresa e evitar fraudes ou gastos desnecessários.
Tempo: Com múltiplos funcionários envolvidos em processos de aprovação, pode ser difícil garantir que as despesas sejam aprovadas de forma oportuna, especialmente quando os prazos são apertados.
Comunicação: É importante que todas as partes envolvidas no processo de aprovação de despesas se comuniquem claramente para garantir que as despesas sejam aprovadas de forma eficiente e precisa.
Para superar esses desafios, as empresas podem adotar tecnologias que automatizem o processo de aprovação de despesas e forneçam um sistema de rastreamento para monitorar as transações financeiras em tempo real. Além disso, a implementação de políticas claras e transparentes e a realização de formação regular com os colaboradores podem ajudar a garantir que todos estejam cientes das políticas e dos procedimentos da organização.
De que forma as aplicações low code e a automatização de processos pode ajudar a melhorar o fluxo de aprovação de faturas?
A digitalização do processo de aprovação de faturas é extremamente importante para melhorar a eficiência e a transparência na gestão do processo de despesas de uma organização.
Algumas das principais razões pelas quais a digitalização do processo de aprovação de faturas é relevante:
Redução de erros: O processo manual de aprovação de faturas é propenso a erros, como erros de digitação ou perda de documentos. Com a digitalização do processo, as faturas podem ser armazenadas num sistema centralizado, reduzindo significativamente o risco de erros.
Facilidade de Acesso: A digitalização do processo de aprovação de faturas permite que as informações sejam acedidas facilmente, em qualquer lugar e a qualquer momento. Isso torna mais fácil para os gestores e colaboradores aceder às informações necessárias para a aprovação de faturas, mesmo que estejam fora do escritório.
Melhoria da visibilidade: Com a digitalização do processo, é possível ter uma visão completa do fluxo de aprovação de faturas em tempo real. Isso significa que os gestores podem monitorizar o processo de aprovação e identificar bottlenecks, além de terem uma visão clara dos gastos da empresa.
Economia de tempo e dinheiro: A digitalização do processo de aprovação de faturas pode economizar tempo e dinheiro ao reduzir o tempo necessário para aprovar faturas e minimizar o risco de atrasos e multas. Além disso, a digitalização também pode reduzir os custos de impressão e armazenamento de documentos.
Melhoria da segurança: A digitalização do processo de aprovação de faturas pode aumentar a segurança, evitando a perda de documentos ou roubo de informação. Além disso, os sistemas de gestão de faturas digitais geralmente possuem recursos de segurança avançados, como criptografia e autenticação de utilizadores, para garantir que as informações confidenciais estão protegidas.
Em resumo, a digitalização do processo de aprovação de faturas pode melhorar significativamente a eficiência e a transparência no gerenciamento de despesas de uma organização. Além disso, pode ajudar a reduzir erros, melhorar a visibilidade, economizar tempo e dinheiro, e aumentar a segurança das informações.
As aplicações low code e a automatização de processos são ferramentas poderosas que podem ajudar a melhorar o fluxo de aprovação de faturas numa organização de diversas formas, incluindo:
Automatização de tarefas: As aplicações low code permitem a criação rápida de aplicativos e fluxos de trabalho personalizados, automatizando tarefas manuais repetitivas. Isso pode incluir a validação automática de faturas, a aprovação automática de faturas abaixo de um determinado valor ou a atribuição automática de tarefas a determinados membros da equipa. Isso pode reduzir significativamente o tempo necessário para aprovar faturas e aumentar a eficiência do processo.
Integração com sistemas de contabilidade: As aplicações low code podem ser integradas com sistemas de contabilidade, permitindo que as informações das faturas sejam automaticamente registadas no sistema (contabilidade), eliminando a necessidade de inserção manual de dados. Isso reduz o risco de erros e agiliza o processo de aprovação de faturas. Este processo pode inclusive, transpor para o processo de aprovação de despesas tarefas tipicamente afetas ao processo de registo contabilístico, como é o caso da identificação automática dos registos contabilísticos a realizar, identificação e registo de centros de custo, tratamento de IVA e outras tarefas associadas.
Fluxo de trabalho colaborativo: As aplicações low code permitem a criação de fluxos de trabalho colaborativos, permitindo que várias pessoas em diferentes departamentos possam colaborar na aprovação de faturas. Os fluxos de trabalho também podem ser personalizados para garantir que as faturas sejam enviadas para as pessoas certas na ordem correta.
Acesso remoto: As aplicações low code permitem que os colaboradores acedam e aprovem faturas remotamente, o que é especialmente útil para organizações com colaboradores que trabalham em diferentes locais ou que estão em trânsito. Isso pode ajudar a acelerar o processo de aprovação de faturas e garantir que as faturas sejam aprovadas dentro do prazo.
As aplicações low code e a automatização de processos podem ajudar a melhorar o fluxo de aprovação de faturas ao automatizar tarefas manuais, integrar com sistemas de contabilidade, permitir fluxos de trabalho colaborativos e fornecer acesso remoto. Este conjunto de iniciativas poderá aumentar a eficiência, reduzir erros e garantir que as faturas sejam aprovadas dentro do prazo.
A BDO Portugal através das suas equipas de Consultoria Financeira e de Gestão e a sua área Digital poderão ajudar as organizações a endereçar estes desafios de digitalização, pergunte-nos como.
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